Privacyverklaring

Petanqueclub Technico Turnhout vzw (hierna "PTT", "wij") respecteert je privacy en verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Petanqueclub Technico Turnhout vzw
Smiskensstraat 45
2300 Turnhout
E-mail: technico.petanque@gmail.com

2. Welke gegevens verzamelen wij via deze website?

Wij verzamelen zo min mogelijk gegevens van bezoekers:

• Gegevens die je zelf invult wanneer je ons contacteert (naam, e-mail, bericht). Deze gebruiken wij enkel om je vraag te beantwoorden.
• Technisch noodzakelijke gegevens om de website te laten werken (zie cookies hieronder).

Wij gebruiken geen analytics-, tracking- of advertentiecookies.

3. Cookies

Deze website plaatst enkel strikt noodzakelijke cookies:

• Sessiecookies (Supabase / Lovable Cloud) — worden enkel geplaatst wanneer een clubbeheerder aanmeldt om de website te beheren. Bewaartermijn: tot uitloggen of automatisch verval van de sessie.

Voor deze strikt noodzakelijke cookies is geen toestemming vereist, wel informatie — die vind je hier.

4. Rechtsgrond

Wij verwerken persoonsgegevens:

• op basis van ons gerechtvaardigd belang om vragen van websitebezoekers te beantwoorden en de website veilig en correct te laten functioneren;
• wanneer wettelijk vereist, op basis van je toestemming.

5. Bewaartermijn

Berichten die je ons stuurt bewaren wij niet langer dan nodig om je vraag te beantwoorden en, waar van toepassing, om aan wettelijke verplichtingen te voldoen.

6. Delen met derden

Wij verkopen of verhandelen je gegevens niet. Wij doen beroep op de volgende verwerkers:

• Lovable Cloud / Supabase — hosting van de website en databank.

7. Jouw rechten

Je hebt recht op inzage, verbetering, verwijdering, beperking van de verwerking, bezwaar en gegevensoverdraagbaarheid. Contacteer ons via technico.petanque@gmail.com om deze rechten uit te oefenen. Je hebt ook het recht om klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).

Inleiding

Petanqueclub Technico Turnhout (PTT) hecht heel veel waarde aan jouw privacy en de bescherming van jouw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om jouw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. PTT houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook gekend als GDPR, Verordening EU 2016/679).

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• jouw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
• verwerking van jouw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• vragen om jouw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van jouw persoonsgegevens;
• passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is;
• geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• op de hoogte zijn van jouw rechten als betrokken persoon omtrent jouw persoonsgegevens, je hierop willen attent maken en deze willen respecteren.

Als PTT zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemene zin, vragen hebt hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:
Petanqueclub Technico Turnhout vzw
Smiskensstraat 45
2300 Turnhout
E-mailadres: technico.petanque@gmail.com

Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere leden, deelnemers aan activiteiten, personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten, diensten of producten, klanten en prospecten, leveranciers.

1. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Jouw persoonsgegevens worden door PTT verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

• Het voeren van ledenadministratie en dienstverlening aan leden (contractuele grond)
• Het organiseren van de sportieve voorbereiding en opleiding * Clubadministratie (gerechtvaardigd belang)
• Het deelnemen aan competities en tornooien * Sportieve administratie (gerechtvaardigd belang) * Organisatie van een recreatief sportevenement (contractuele grond)
• Promotie, PR en communicatie waaronder * Het beheren van sociale media d.m.v. het publiceren van sfeerfoto’s (gerechtvaardigd belang) * Het beheren van sociale media d.m.v. gerichte foto’s (toestemming) * Het beheren van de clubwebsite (gerechtvaardigd belang)

2. Welke gegevens verwerken we?

Wij kunnen de volgende persoonsgegevens van je vragen, opslaan, verzamelen en verwerken voor de bovenstaande doelstellingen (zie ‘waarom verwerken wij persoonsgegevens?’):

• Identificatiegegevens: naam, voornaam
• Privé-contactgegevens: telefoonnummer, e-mail, adres
• Rijksregisternummer
• Persoonlijke kenmerken: geslacht, geboortedatum, nationaliteit
• Financiële bijzonderheden (o.a. betalingen, rekeningnummer, …)
• Opleiding en vorming
• Sportieve gegevens: categorie, uitslagen, aanwezigheden
• Beeldmateriaal: foto’s, video’s, opnames,…

We verzamelen enkel persoonsgegevens die je zelf aan ons meedeelt op verschillende manieren (o.a. inschrijvingsformulieren, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact,…).

3. Verstrekking van gegevens aan derden-verwerkers

De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij (verwerker) voor:

• Het verwerken van gegevens in een ledensysteem;
• Het verzorgen van de internetomgeving (webhosting, mailhosting);
• Het verzorgen van de (financiële) administratie;
• Het verzekeren van onze leden, deelnemers en vrijwilligers.

Wij geven geen persoonsgegevens door aan andere verwerkers (externe dienstverleners) dan diegene waarmee we een verwerkersovereenkomst hebben (via contract of aangepaste gebruiksvoorwaarden).

We maken met deze partijen ook de nodige afspraken om de beveiliging van jouw persoonsgegevens te waarborgen.

4. Verstrekking van gegevens aan derden-ontvangers

Wij delen persoonsgegevens met de volgende (externe) partijen:

• Petanque Federatie Vlaanderen
• Andere clubs
• Subsidiërende overheden

Met deze partijen (derden-ontvangers) maken wij de nodige afspraken om de beveiliging van jouw persoonsgegevens te waarborgen en ervoor te zorgen dat jouw gegevens vertrouwelijk worden behandeld.

Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven (tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek).

Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij jouw persoonsgegevens aan derde partijen. Wij geven jouw contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier toestemming voor geeft. Deze toestemming kan te allen tijden ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

5. Minderjarigen

Wij verwerken alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 18 jaar indien daarvoor toestemming is gegevens door de ouder(s) of wettelijk vertegenwoordiger.

6. Bewaartermijn

PTT geeft de persoonsgegevens door aan de Petanque Federatie Vlaanderen. De federatie controleert de gegevens en is verwerkingsverantwoordelijke.

De Petanque Federatie Vlaanderen schrapt persoonsgegevens van leden als ze niet langer nodig zijn voor registratiedoeleinden en het schrappen niet in tegenspraak is met de wettelijke bewaartermijnen en/of andere voorschriften.

Als algemene regel houdt de Petanque Federatie Vlaanderen persoonsgegevens onder eender welke vorm maximaal zeven jaar na het laatste gebruik bij op het algemeen secretariaat.

De inschrijvingsformulieren en de formulieren die dienen ter controle van de gegevens worden op het algemeen secretariaat van de Petanque Federatie Vlaanderen bewaard in mappen per club/ provincie. Deze zullen in een gesloten kast op kantoor bewaard worden. Het kantoor sluit steeds wanneer er niemand aanwezig is. Wanneer de nieuwe papieren (de nieuwe periode) verwerkt zijn op het algemeen secretariaat worden de documenten van de vorige periode vernietigd met een versnipperaar.

De gegevens die in Axoclub zijn opgenomen verdwijnen automatisch uit het systeem en van de servers van Axoclub wanneer er gedurende zeven jaar niets gedaan werd met het profiel van een speler.

7. Beveiliging van de gegevens

Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

• Alle personen die namens Petanque Federatie Vlaanderen van jouw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
• Alle personen die namens de Petanque Federatie Vlaanderen jouw gegevens verwerken zijn gehouden aan een afsprakenovereenkomst die opgenomen werd in het Intern Reglement;
• Petanque Federatie Vlaanderen hanteert een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al haar systemen;
• Alle personen die namens de Petanque Federatie Vlaanderen van jouw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
• Axoclub maakt back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten. Deze gegevens worden opgeslagen op servers van Axoclub. De servers worden sterk beveiligd;
• Petanque Federatie Vlaanderen test en evalueert regelmatig haar maatregelen;
• De medewerkers van Petanque Federatie Vlaanderen/PTT zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

8. Jouw rechten omtrent jouw gegevens

Iedere natuurlijke persoon heeft in verband met de verwerking van persoonsgegevens, die op hem/haar betrekking hebben, recht op bescherming van zijn/haar fundamentele rechten en vrijheden, inzonderheid op bescherming van zijn persoonlijke levenssfeer.

Recht op inzage, overdraagbaarheid en rechtzetting

De kwaliteit en accuraatheid van jouw persoonsgegevens zijn zeer belangrijk voor PTT.

Uiteraard heb je als drager van jouw persoonsgegevens het recht om op jouw toestemming terug te komen, wijzigingen aan te (laten) brengen of een inkijk te nemen in jouw geregistreerde gegevens binnen de federatie. Jij als drager blijft namelijk altijd eigenaar van jouw gegevens.

Je hebt recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegeven welke PTT van jou ontvangen heeft, met alle mogelijke daaraan verbonden gevolgen. Visuele controle van een officieel stuk of document kan steeds gebeuren na afspraak. Daartoe stuur je een email naar technico.petanque@gmail.com.

Ook heb je het recht om de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in opdracht van jou, direct aan een andere partij. Wij kunnen jou vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Recht op verwijdering van jouw gegevens

Iedereen heeft het recht om onvolledige, foutieve, ongepaste en/of verouderde persoonsgegevens te laten verwijderen of aanpassen. Daartoe stuur je een e-mail naar technico.petanque@gmail.com.

Petanque Federatie Vlaanderen behoudt steeds het recht om te bepalen of jouw verzoek gerechtvaardigd is. Hou er bovendien rekening mee dat Petanque Federatie Vlaanderen, afhankelijk van jouw verzoek, sommige diensten niet meer kan aanbieden. Zo moeten wij bepaalde persoonsgegevens kunnen verwerken en gebruiken indien je wenst deel te nemen aan competities, tornooien, kampioenschappen en andere organisaties. Bovendien moeten wij ons aan enkele wettelijke bewaartermijnen houden, waardoor we jouw verzoek tot verwijdering niet steeds kunnen inwilligen.

Om jouw gegevens up-to-date te houden, verzoeken wij jou hoe dan ook om ons elke wijziging te melden, zoals nieuwe contactgegevens.

9. Klachten

Mocht je een klacht of opmerking hebben in het kader van de verwerking van jouw persoonsgegevens en de toepassing van de GDPR dan vragen wij jou hierover contact met ons op te willen nemen via mail naar technico.petanque@gmail.com.

Een klacht kan ook worden ingediend bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA). De GBA is de vroegere Privacy Commissie, de toezichthoudende autoriteit in België op het gebied van bescherming van de privacy. Jij kan de GBA contacteren via Drukpersstraat 35 te 1000 Brussel en meer info kan je vinden op de website www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

10. Wijziging privacyverklaring

PTT kan de privacyverklaring steeds wijzigen. Op 24 april 2026 werd de eerste privacyverklaring opgemaakt. Geen wijzigingen zijn tot hiertoe gebeurd.

Besluit

Als PTT zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring vragen hebt hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens: Petanqueclub Technico Turnhout
Smiskensstraat 45
2300 Turnhout
E-mailadres: technico.petanque@gmail.com
Contactpersoon: Chantal Somers

Turnhout, 24 april 2026